Flexibiliteit en snelle actie tijdens coronacrisis: Launch event wordt launchwebinar
Niemand had ooit gedacht dat we in een wereldwijde crisis zouden komen. In november gaf ik bij een congres nog het spel ‘Pandemic’ als kado aan de sprekers, niet wetende dat je een soortgelijk iets in het echt zou meemaken. Dit coronavirus treft ons allemaal. Ook voor de evenementensector heeft het veel effect. Veel evenementen en dus ook congressen en nascholingen worden geannuleerd. En zo ook dus voor Els4Organising. Gelukkig heb ik een event om kunnen zetten naar iets anders. Hierbij mijn ‘coronaverhaal’:
In december kreeg ik de vraag vanuit de farmaceutische industrie of ik eventueel de organisatie en coördinatie van een launch event van een nieuw product op mij zou willen nemen. Heel leuk dat ze mij wisten te vinden na een post op LinkedIn over een ander congres wat ik organiseerde.
Het bleek een product te zijn voor een nieuwe behandeloptie voor een doelgroep waar ik in het verleden ook indirect voor haar gewerkt. We hadden gelijk tijdens ons eerste gesprek een goede klik en dit leidde tot het opzetten van het launch event wat we plaats zouden laten vinden op de 11e etage van het Inntel Hotel in Utrecht. Een prachtig uitzicht over de stad en vlakbij het Centraal Station. We dachten de ‘ideale plek’ te hebben gevonden.
Helaas kwam het coronavirus en moesten we kijken of we het wel door zouden kunnen laten gaan. We bedachten om dan om in ieder geval ook te kijken of we een webex konden organiseren, zodat men zowel kon komen alsook vanuit het ziekenhuis of thuis het lanceringsevent kon meemaken. Het ging immers om een groep van 50 personen, dus het zou mogen. De uitnodiging werd gemaakt en we zouden wel kijken hoe het nu verder zou gaan verlopen. Men moest toch sowieso op de hoogte gebracht worden van het nieuwe product.
De dag nadat de mailing was verstuurd kwam het nieuws dat er helemaal geen samenkomsten meer plaats mochten vinden. Dus nu moesten we schakelen. We besloten er een interactief webinar van te maken, maar dat brengt wel een andere opzet met zich mee. Ik had goede ervaring met Inge Diepman als dagvoorzitter, die veel ervaring heeft met medische nascholingen en ontzettend enthousiast en kundig een congres of webinar kan leiden, dus besloot ik haar direct te bellen. Zij was gelijk enthousiast en had ook tijd omdat er veel events werden geannuleerd vanwege het coronavirus.
We schakelden met de AV leverancier Heuvelman die een offerte had gemaakt voor de webex en na het weekend besprak ik de ideeën voor de opzet van het webinar met de klant op mijn kantoor. De klant was gelijk enthousiast en we gingen kijken bij het AV bedrijf, welke een mooie ruimte heeft die we als studio kunnen gebruiken. Binnen een week was er een nieuwe uitnodiging opgezet (met dank aan Veek Studio) en verstuurd.
En toen kwam er 24 maart weer een bericht dat er helemaal geen samenkomsten meer plaats mochten vinden tot 1 juni 2020. De vraag rees weer: wat betekent dat nu voor het webinar? Samen met de klant besloten we het webinar toch door te laten gaan, met zo min mogelijk personen, betrokkenen die aan de tafel gaan zitten 1,5 meter uit elkaar laten zitten, geen gebruik maken van headsets maar tafelmicrofoons, zodat de AV technici niet te dichtbij hoeven te komen. En natuurlijk alle bekende maatregelen treffen. De eerste aanmeldingen voor deelname aan het webinar komen al binnen. Wij hopen op een succesvolle bijeenkomst waarbij men ook vragen kan stellen tijdens het webinar. Daarnaast kun je natuurlijk ook datgene wat wordt uitgezonden later vertonen aan de betreffende doelgroep. Alles natuurlijk op een beveiligde manier omdat het gaat om klinische data die alleen geschikt zijn voor de betreffende doelgroep.
Heel fijn dat dit event toch door kan gaan, alleen op een andere wijze.
Flexibiliteit en snel schakelen is dan wel gewenst en het hebben van een goed netwerk is dan ook van grote waarde.
